Specify it

Wat is Specify it
Specify it dashboard

Specify it is een online specificatiesysteem voor het vastleggen en waarborgen van informatie over producten. Door specificaties op een uniforme wijze vast te leggen en de gegevens te valideren wordt de kwaliteit en bruikbaarheid van de specificaties verhoogd. Specify it is geschikt voor productiebedrijven en inkoop- en retailorganisaties in uiteenlopende branches (o.a. voeding, bouw, fabrieken). Voldoen de door leverancier aangeleverde producten wel aan de eisen die de producten gesteld worden? Is de relevante informatie van de producten aanwezig en compleet? Is de informatie goed te raadplegen of ligt deze vast in verschillende systemen en excel bestanden?

Een eigen online omgeving
Specify it is te benaderen via een eigen portaal, bijvoorbeeld “uwbedrijf.specifyit.nl”. Tijdens het inrichten worden de gewenste workflow en templates afgestemd en ingesteld. Daarna ontvang je een administratie login en kun je zelf accounts voor gebruikers aanmaken. Wanneer een gebruiker informatie wil invullen, raadplegen of goedkeuren moet deze zich eerst aanmelden.

Specify it biedt dus een manier om correct en compleet specificaties vast te leggen.

Gegevensinvoer door leveranciers
Specify it templates

Leveranciers kunnen zelf gevraagde informatie over hun producten invullen. Specify it regelt automatisch de communicatie hiervoor. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook neemt de kwaliteit van de informatie toe, omdat deze dichter bij de bron vandaan komt.

Toegang tot producten voor leveranciers
De toegang tot (de informatie van) producten is niet vrij. De producten en de informatie ervan zijn voor de eigen (interne) gebruikers toegankelijk. Leveranciers hebben slechts toegang tot informatie van producten als dit bij de producten is aangegeven. Aan (externe) gebruikers kan ‘alleen-lezen’ toegang verleend worden tot (delen van) producten van bepaalde leveranciers of met producten met bepaalde kenmerken.

Templates voor productsoorten
Wanneer de informatiebehoefte per productsoort verschilt, kan per productsoort een template worden ingericht. Een template definieert welke gegevens voor een product vastgelegd moeten worden. Voor deze gegevens wordt ingesteld welk soort gegeven er ingevuld moet worden (datum, numeriek, tekst etc.) en of het invoerveld verplicht moet worden ingevuld. Er zijn keuzelijsten mogelijk (waarbij 1 of meerdere items geselecteerd kunnen worden) en bestanden kunnen worden geupload (bijv.foto’s van het product of ontwerpen).

Valideren van gegevens
Specify it validatie

Als door een leverancier de gevraagde informatie is ingevuld, kan deze dit aangeven en de specificatie ter validatie aanbieden. De specificatie wordt gevalideerd door eigen (interne) gebruikers die daar rechten voor hebben. Tijdens de validatie wordt de specificatie gevalideerd op inhoud en correctheid.Tijdens de validatie kan de specificatie niet gemuteerd worden.
Het valideren vindt plaats op elk individueel gegeven. Als de specificatie goedgekeurd is, kan deze niet meer bewerkt worden, tenzij dit weer vrijgegeven wordt. Als de specificatie afgekeurd wordt, kan via een opmerking aangegeven worden wat er niet klopt, vervolgens wordt de workflowstatus teruggezet en kan de leverancier alsnog de juiste informatie voorzien op basis van de gegeven opmerking.

Het invullen herhaalt zich via de workflowstatus. Deze status bepaalt automatisch dat de leverancier weer informatie moet invullen. Het proces herhaalt zich tot alle informatie goedgekeurd is .

Als alle informatie gevalideerd is, bekrachtigen de partijen de specificatie en is deze geautoriseerd. Er kunnen dan geen mutaties meer plaatsvinden.Hierdoor ontstaat een door partijen gevalideerde specificatie van het product. Wanneer er toch informatie moet wijzigen, kan de specificatie vrijgegeven worden en wordt er automatisch een volgende versie gemaakt van de specificatie, waarbij de oorspronkelijke versie ook bewaard blijft.

Workflow management
Specify it workflow

Specify it stuurt het invullen van informatie aan via een workflow. De workflow bepaalt wie, op welk moment, welke informatie mag bekijken, invullen of valideren. Wanneer de workflowstatus van een product wijzigt, regelt Specify it automatisch e-mail notificaties naar de betrokken personen. Deze personen zijn dan meteen op de hoogte en weten of er nog acties van hun verwacht worden.

De workflowstatus van een product bepaalt welke handelingen verricht mogen worden. Via deze status is ook geregeld of gegevens gewijzigd mogen worden en welke informatie er aan gebruikers getoond wordt.

Gewenste workflow
Specify it wordt geleverd met een standaard workflow.
De standaard workflow kan bij de inrichting van de omgeving op maat aangepast worden naar de gewenste workflow.

Gegevens van leveranciers
Specify it leveranciers

Specify it biedt naast het vastleggen van productinformatie ook de mogelijkheid om gegevens van leveranciers vast te leggen.

Van een leverancier wordt relevante informatie vastgelegd zoals NAW, productielocaties, certificaten en contactpersonen.

Specify it is dus een centrale verzameling van informatie, waarbij niet alleen de productgegevens vastgelegd worden, maar ook de leveranciers, waardoor alle relevant gegevens snel een eenvoudig via één portaal benaderen zijn.

Certificaatbeheer
Leg de certificaten van een leverancier vast en zie in een oogopslag of de leverancier nog voldoet aan de eisen voor de toelevering van een product.

Een snel overzicht op het dashboard
Specify it dahsboard

Na aanmelden komt de gebruiker op het dashboard terecht. Het dashboard bevat een actueel overzicht over de producten en leveranciers.

Welke specificaties moeten nog door de leverancier ingeinvoerd worden?
Welke producten zijn het laatst ingevuld en moeten gevalideerd worden?
Via interactieve grafieken en snelle lijsten, is alles snel te vinden.

Het dashboard wordt steeds uitgebreid en kan ook op maat gemaakte overzichten bevatten.

Zoeken van gegevens
Specify it zoeken

Alle informatie kan met behulp van zoekfuncties snel gevonden worden. De overzichten hebben uitgebreide filtermogelijkheden. Gevonden informatie kan eenvoudig geëxporteerd worden (naar bijv. Excel). Integratie met andere systemen is mogelijk en wordt op maat ontwikkeld.

Voor Specify it maken wij overzichten op maat als “custom queries”, waardoor het gewenste overzicht beschikbaar wordt. Via “custom queries” kunnen producten snel gevonden en kunnen diverse overzichten opgevraagd worden. Een ontwikkeld overzicht kan keer op keer gebruikt worden.

Denk bij custom queries aan bijvoorbeeld: “welke producten voldoen aan keurmerk …” of “ik wil alle informatie uit categorie … van een product zien voor alle leveranciers die nog geen autorisatie hebben gegeven”.

Integratie, raadplegen en exporteren van gegevens
Specify it kan naadloos geïntegreerd en gekoppeld worden met andere systemen met behulp van data services. Alle informatie welke vastligt in Specify it, kan op die manier in andere software binnen de organisatie gebruikt worden.

Automatische uitwisseling van gegevens is mogelijk, wat handmatige invoer wegneemt en het risico dat gegevens incompleet of incorrect overgenomen worden daardoor verlaagt.

Automatisch gegevens klaarzetten voor een ander systeem of via webservices gegevens uit andere systemen inlezen? Geen probleem! Specify it bevat een interface waar via gekoppeld kan worden.

Is een bepaald formaat gewenst waarin de gegevens uit het systeem moeten komen? Geen probleem! We bouwen dit volledig op maat, zodat er met één druk op de knop bijvoorbeeld etiketbestanden, handleidingen of andere documenten uit het systeem gegenreerd kunnen worden.

Specify it kan nog meer
Naast de invoer en validaties van specificaties bevat Specify it nog veel meer functies die veel tijd en moeite besparen:

Specify it maakt gebruik van de laatste webtechnieken en is geschikt voor alle apparaten (PC, iPad, Tablet) en ondersteunt de meest populaire browsers.
Uitgebreid gebruikers en rechtenbeheer, weet precies per workflowstatus wat iemand ziet en wanneer iemand specificaties mag zien of wijzigen.
Veldtypes zorgen ervoor dat de informatie in het juiste formaat wordt ingevuld.
Calculatievelden (velden welke automatisch berekend worden) zorgen voor minimale invoer.
Versiebeheer van de producten, uiteindelijk is alle informatie van een product bekend en wordt het product geautoriseerd. Wanneer de gegevens bijgewerkt moeten worden, wordt een nieuwe versie van het product weggeschreven zodat de vorige versie bewaard blijft.
Track and trace mogelijkheden, zodat je precies kunt zien wie wat wanneer heeft aangepast.
Configureerbare notificaties en notificatiemomenten, automatische aansturing van mensen die gegevens moeten invullen.
Eigen vormgeving mogelijk, de software is opgezet in een thema waardoor de gehele software uw eigen look and feel kan overnemen, onze softwareontwikkelaars zorgen ervoor dat Specify it uw eigen look-and-feel overneemt zodat gebruikers weten met welke informatie zij te maken hebben.
Audit log, zien wie wanneer welke sheet heeft geraadpleegd.
Optioneel en op maat kan er een risicomanagement module ingebouwd worden in Specify it, zodat je precies kunt zien wat cruciale producenten/leveranciers zijn binnen jouw organisatie.
Uitgebreid zoeken en exporteren in elk gewenst formaat, heb je een bepaald formaat waarin de gegevens uit het systeem moeten komen? Onze softwareontwikkelaars bouwen dit volledig op maat, zodat je met een druk op de knop bijvoorbeeld etiketbestanden of handleidingen uit het systeem kunt halen.